1. Współorganizatorami Konferencji ,,Digitalizacja dziedzictwa kulturowego. Nowe technologie w ochronie zabytków” jest:

2. Konferencja odbędzie się w dniu 18 września 2025 roku w Pałacu na Wodzie w Łazienkach Królewskich pod adresem Agrykola 1, 00-460 Warszawa, Polska.  
3. Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Konferencji „Digitalizacja dziedzictwa kulturowego. Nowe technologie w ochronie zabytków” i obowiązują wszystkich uczestników.
4. Przesłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami.  
5. Współorganizatorzy są zobowiązani do publikowania na stronie internetowej i/lub na mediach społecznościowych aktualnych informacji o Konferencji.  

Na potrzeby niniejszego Regulaminu sprecyzowano następujące definicje:

1. Regulamin - oznacza niniejszy dokument zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej pod adresem: www.digitalizacjadziedzictwa.pl  
2. Współorganizatorzy - oznacza:  

3. Konferencja - oznacza organizowaną przez Współorganizatorów Konferencję pod nazwą: ,,Digitalizacja dziedzictwa kulturowego. Nowe technologie w ochronie zabytków” odbywającą się w Pałacu na Wodzie w Łazienkach Królewskich pod adresem Agrykola 1, 00-460 Warszawa, Polska.  
4. Rejestracja - oznacza zgłoszenie Współorganizatorom chęci uczestnictwa danej osoby fizycznej w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego.  
5. Formularz zgłoszeniowy – oznacza formularz dostępny na stronie internetowej: www.digitalizacjadziedzictwa.pl za pomocą którego następuje Rejestracja.  
6. Potwierdzenie zgłoszenia – oznacza komunikat wysyłany przez Współorganizatorów na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika w procesie Rejestracji, potwierdzający Rejestrację.  
7. Uczestnik – oznacza osobę fizyczną, która została wskazana w Formularzu zgłoszeniowym.  
8. Polityka Prywatności - określa sposób przetwarzania danych. Polityka Prywatności znajduje się na stronie internetowej pod adresem: www.digitalizacjadziedzictwa.pl/polityka-prywatnosci.

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
2. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
3. W celu dokonania Rejestracji, Uczestnik na stronie internetowej powinien wypełnić i wysłać Formularz zgłoszeniowy.
4. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika, tj. imienia, nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy organizacji oraz stanowiska.
5. Każdy Uczestnik jest zobowiązany do potwierdzenia rejestracji poprzez kliknięcie w link zawarty w wiadomości e-mail przesłanej po wypełnieniu formularza rejestracyjnego na stronie internetowej.
6. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem faktycznym wypełnienia Formularza zgłoszeniowego.  
7. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
8. Rejestracja na Konferencję ma charakter imienny i dotyczy wyłącznie jednej osoby. Może zostać przeniesiona na inną osobę jedynie w wyjątkowych sytuacjach.
9. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do selekcji uczestników na podstawie informacji przekazanych w Formularzu zgłoszeniowym, w tym opisu działalności zawodowej, tj. stanowiska. Celem selekcji jest zapewnienie wysokiej jakości dyskusji merytorycznej oraz zgodności profilu Uczestnika z tematyką wydarzenia.
10. Polityka prywatności Współorganizatorów stanowi integralną część niniejszego Regulaminu, reguluje sposób przetwarzania danych zbieranych przez Uczestników zarówno podczas rejestracji, jak i podczas Konferencji. Każdy Uczestnik powinien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod adresem: www.digitalizacjadziedzictwa.pl/polityka-prywatnosci.  

1. Termin Rejestracji online na Konferencję upływa 4 września 2025 roku. Po upływie terminu Rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Współorganizatorzy przedłużą termin Rejestracji.  
2. Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona.  
3. Uczestnikami Konferencji mogą być wszystkie osoby zainteresowane tematyką Konferencji, które dobrowolnie zgłoszą chęć udziału oraz spełnią warunki określone w części III Regulaminu Uczestnictwa.  
4. Udział w Konferencji obejmuje: wstęp, dostęp do materiałów konferencyjnych, przerwy kawowe oraz lunch.  
5. Wstęp na Konferencję odbywa się na podstawie listy obecności sporządzonej na podstawie Formularza zgłoszeniowego. W uzasadnionych przypadkach Uczestnik może zostać poproszony o dobrowolne okazanie dokumentu tożsamości w celu potwierdzenia danych.  
6. Współorganizatorzy ustalają plan Konferencji oraz mają prawo dokonywania w nich zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym mają prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wydarzeń. Aktualny plan zostanie umieszczony na stronie internetowej Konferencji.  
7. Współorganizatorzy, po uprzednio wyrażonej przez Uczestnika zgodzie na kontakt telefoniczny lub e-mail, mogą wysyłać na adres e-mail lub numer telefonu Uczestnika powiadomienie o zbliżającej się Konferencji.    
8. Współorganizatorzy nie odpowiadają za niezależne od siebie czynniki losowe mogące mieć wpływ na przebieg lub charakter Konferencji.  
9. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania.  
10. Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, zobowiązany jest do zachowania wysokiej kultury osobistej, a w tym do nie wygłaszania wypowiedzi, które mogłyby naruszać godność oraz dobra osobiste Współorganizatorów i innych Uczestników. Zachowanie Uczestnika nie może naruszać postanowień Regulaminu.  
11. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do przestrzegania ogólnie obowiązujących zasad BHP, przepisów przeciwpożarowych, sanitarnych, administracyjnych oraz wewnętrznych zarządzeń obowiązujących na terenie miejsca Konferencji.  
12. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo wyproszenia Uczestnika, który swoim działaniem narusza postanowienia Regulaminu.  
13. Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników Konferencji jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także imitujących oraz zbiórek pieniężnych nie uzgodnionych ze Współorganizatorami, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.  
14. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.  

1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail Współorganizatorów. Zgłaszanie jakichkolwiek reklamacji dotyczących udziału w Konferencji odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną na adres: biuro@dawood.net.
2. W celu dokonania przeniesienia rejestracji na inną osobę, Uczestnik zobowiązany jest do uprzedniego skontaktowania się ze Współorganizatorami oraz uzyskania ich zgody.
3. W przypadku dokonania przeniesienia rejestracji na inną osobę, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, wszelkie kwestie związane z reklamacją powinny być zgłaszane przez osobę, na którą przeniesiono rejestrację.

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Współorganizatorów powinny być zgłaszane w formie pisemnej za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej lub na adres siedziby Współorganizatorów i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, przedmiot reklamacji, datę wydarzenia, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację. W takich sytuacjach prosimy o kontakt z Twin Track sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Wolna 11, 42-202 Częstochowa, Polska, NIP: 9492233245, e-mail: biuro@dawood.net.
2. Reklamacje Uczestnik Konferencji może zgłaszać nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
4. Współorganizatorzy rozpatrują reklamację w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia reklamacji i przekazują swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację w formie, w której złożył reklamację.

1. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
2. Współorganizatorzy zapewniają Uczestnikom dostęp do odpowiednich części obiektu, w którym Konferencja ma miejsce.
3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Współorganizatorów, Współorganizatorzy niezwłocznie poinformują o tym fakcie Uczestnika.
4. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmian w programie Konferencji, zmiany osób prelegentów, a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Współorganizatorów. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom.  

1. Udział Uczestnika w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem dobrowolnej, nieodpłatnej oraz nieograniczonej czasowo, terytorialnie ani ilościowo zgody na utrwalanie oraz wykorzystywanie jego wizerunku w ramach ujęć zbiorowych (np. jako część tłumu) podczas Konferencji. Zgoda ta obejmuje m.in. publikację wykonanych fotografii i nagrań wideo w celach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych związanych z Konferencją, w szczególności na oficjalnej stronie internetowej oraz w serwisach społecznościowych (np. LinkedIn).
2. W przypadku, gdy Uczestnik zabierze głos podczas Konferencji (np. zada pytanie, wygłosi komentarz lub udzieli wypowiedzi do kamery), jego wizerunek, głos oraz treść wypowiedzi mogą zostać utrwalone, a następnie wykorzystane przez Współorganizatorów na zasadach określonych powyżej. Takie utrwalenie i wykorzystanie nastąpi wyłącznie za zgodą Uczestnika, wyrażoną w momencie nagrania lub wynikającą z faktu świadomego udziału Uczestnika w nagraniu.
3. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie zgłosić sprzeciw wobec wykorzystywania jego wizerunku, głosu lub wypowiedzi. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu Współorganizatorzy niezwłocznie zaprzestaną dalszego przetwarzania tych danych oraz usuną istniejące materiały zawierające wizerunek, głos lub wypowiedź Uczestnika, o ile nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.
4. Fotografowanie oraz rejestracja audio/video może odbywać się na całym terenie Konferencji.
5. W przypadku, gdy materiały fotograficzne lub nagrania audiowizualne będą wykonywane przez partnerów, sponsorów lub przedstawicieli mediów współpracujących z Współorganizatorami, odbywać się to będzie wyłącznie za ich wiedzą i zgodą. Partnerzy ci są zobowiązani do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz do poszanowania prawa do prywatności Uczestników.
W razie pytań lub sprzeciwu wobec wykorzystania wizerunku przez podmioty trzecie, Uczestnik może skontaktować się z Współorganizatorami.
6. Powyższe zgody udzielane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) i każda z nich może zostać w dowolnym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

1. Administratorami danych osobowych Uczestników są Współorganizatorzy.
2. Współorganizatorzy Konferencji nie przekazują, nie sprzedają i nie użyczają zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom.
3. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Współorganizatorami Konferencji.
4. Dane osobowe Uczestnika zawarte w Formularzu zgłoszeniowym w Konferencji zebrane przez Współorganizatorów przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym stworzenia listy Uczestników.
5. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
6. Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji. Podmiotom danych osobowych przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. Współorganizatorzy podejmują wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
9. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności na stronie Konferencji pod adresem: www.digitalizacjadziedzictwa.pl/polityka-prywatnosci.  

1. Koszt pobytu i przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania, skrócenia, zmiany terminu lub planu Konferencji w przypadku wystąpienia zdarzeń, na które nie mieli wpływu, lub w sytuacji zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników. W takich przypadkach Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub koszty poniesione przez Uczestników w związku z odwołaniem lub zmianami w organizacji Konferencji, w tym za koszty transportu, noclegów lub inne wydatki organizacyjne poniesione przez Uczestników we własnym zakresie.
3. Współorganizatorzy zastrzegą sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie.
4. Wprowadzenie zmian w niniejszym Regulaminie nie wymaga zgody Uczestnika.
5. W kwestiach spornych i nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie rozstrzygają Współorganizatorzy.
6. W przypadku sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst Regulaminu w języku polskim.
7. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień Regulaminu jest prawo polskie.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Współorganizatorów.